Етикет за бизнес отношения

Посещението на учтивост

Пристигане в друг град или щат за заселване бизнес отношения бизнесменът е обвързан, според изискванията на правилата на протокола, за да посетите учтиво домакина. Посещение на учтивост (посещение по протокол) - е отговор на поканата и срещата на госта при пристигане.

Тази протоколна мярка не само изразява учтивост, но е необходимо ръководителите на делегации да конкретизират работната програма на финална среща.

Правото на избор на място и час на срещата принадлежи на гостите. Обикновено учтивото посещение се прави в офиса на приемащата страна.

В определеното време гостите се очаква да влязат от служител на компанията (отговорен за протоколните мерки, секретарят) и да бъдат отведени до ръководителя на компанията. Мениджърът на компанията може лично да се среща с гости във фоайето само в изключителни случаи.

Желателно е гостите да бъдат приемани в специална стая. Ако липсва в кабинета на шофьора, около масата трябва да се подредят диван и фотьойли. На госта се предлага място на дивана. Домакинът седи в креслото, което е от лявата страна на дивана. По този начин гостът трябва да е от дясната страна на домакина. Ако и двамата седят на дивана, тогава гостът също трябва да е от дясната страна на домакина.

Ако гостът пристигна с дама, тогава от дясната страна на домакина, тоест дамата трябва да седне на дивана. Гостът, в този случай ще седне от лявата страна на домакина, което е на второ място по важност. Преводачът избира мястото си сам.

Не се препоръчва да поставяте гости срещу прозорците, от които директно греят слънчевите лъчи - това може да се третира като липса на уважение.

Домакинът сяда пръв и кани гостите да седнат.

По време на посещението за учтивост, както и във всички други случаи, инициативата за провеждане на дискусията е на домакина.

Инициатива за отпътуване - гости. Признак за края на посещението също може да бъде дълга пауза в дискусията.

Посещението с учтивост продължава 20-30 минути. Сладки и безалкохолни напитки, чай, кафе, плодове могат да се сервират 5-7 минути след началото. При такива мерки не е позволено да се предлага алкохол.

След посещението домакинът прекарва гостите в коридора, в асансьора или на стълбите.

Правила относно организацията на разговорите

Начините на човек, който участва в разговор, са също толкова важни, колкото и човекът, който го организира. Цялата атмосфера на среща, на която присъстват много хора, зависи от професионализма, ефективността, изобретателността и внимателното отношение на отговорните за нейната организация.

При организиране на разговорите, в които участват няколко делегации, бизнес етикет предоставя правила, уреждащи повече подробности: брой на членовете на делегациите, техния състав, избор на място за срещи, време, среща и подредба на делегациите на маси за преговори.

Броят на членовете на делегациите зависи от естеството на обсъжданите въпроси и нивото на представителите. Протоколът препоръчва сформирането на делегации за двустранни преговори, като същевременно се поддържа относително равенство по отношение на количеството.

Делегациите включват:

директни членове на разговорите;

компетентни консултанти (експерти);

помощен (технически) състав (преводачи, машинисти и др.).

И двете страни навреме координират мястото и часа на срещата, предмета на дискусията и езика, на който ще се проведат преговорите (това може да бъде езикът, говорен от делегация, но и трети).

Мястото, където ще се проведат преговорите, може да окаже значително влияние върху тяхната ефективност. На нейна територия бизнесмените, като спортистите, се чувстват по-сигурни, по-удобни и имат повече шансове за успех.

На срещи, rетикетните егота, получени в страната, в която се провеждат. По този начин чуждестранната делегация може да бъде засегната от културен шок поради различията в обичаите и традициите между страните.

Но преговорите, проведени на нейна територия, предлагат не само предимства, но и недостатъци:

не е възможно да се отложи решението, като се мотивира липсата на необходимата информация;

той се чувства длъжен на партньора си, който е изминал дълъг път за тази среща;

притесненията, свързани с организирането на разговори и срещите на гостите, могат да се отклоняват от темата на преговорите.

Ето защо в някои случаи делегациите предпочитат да се срещат на неутрални територии. И когато срещите са постоянни, компаниите могат да организират разговорите един по един на територията на всяка държава.

Препоръчва се преговорната зала да бъде еднакво неутрална, например в конферентна зала, която е специално проектирана за такива цели. Прекарването на разговори в офиса на партията е по-скоро за самореклама, за да впечатлите партньора си.

Търговските разговори обикновено са настроени на 9.30 или 10.00 и продължават средно 1,5 часа. През втората половина на деня бизнес срещата трябва да започне в такъв час, че да не приключи по-късно от 17.00-17.30. Но не веднага след обяд.

Според правилата на протокола срещите с чуждестранни партньори трябва да се провеждат в специално подготвени помещения. От масите е необходимо да вземете всичко в излишък и да оставите тетрадки, химикалки, пепелници, бутилки минерална вода, чаши. Очилата са подредени с главата надолу - знак, че вече не са използвани. Плодове и бонбони не се препоръчва да предлагате на масата за преговори.

Делегацията трябва да бъде посрещната на входа на сградата, където се намира офисът (ако разговорите се провеждат на една от страните) от служител на компанията, но не и от нейния ръководител или членовете на приемащата делегация. Делегацията ще се проведе в стаята, където ще се проведат разговорите и където по това време делегацията домакин трябва да бъде изцяло.

Когато подреждате делегации на масата за преговори, също е необходимо да се вземе предвид статутът на членовете. Възможните варианти са показани на фиг. 4.1.

Записването на разговорите е важен момент, който трябва да се осигури при организирането му. За това може да бъде назначен специален човек или самият ръководител на компанията (ако само той е ръководил преговорите). Лицето, което е водило разговора при регистрация, не трябва да използва местоимението „I“. Партньорът е посочен в трето лице, но местоимението „той“ не се използва. Тя може да бъде заменена с думите: събеседник, партньор.

Типология на бизнес таблиците.

Бизнесът се извършва не само на масата за преговори и чрез кореспонденция, но и по време на бизнес хранене. В тях бизнес партньорите получават възможност да поддържат и развиват отношения не само с партньорите си, но и с представители на официални, социални, културни и медийни групи. Организират се служебни ястия за честване на събитие (забележителен ден, национален празник, презентация), за да се покаже уважението и уважението на определено лице или делегация, във връзка с приключване на преговорите и подписване на договора и др.

Бизнес храненето се организира според правила за бизнес етикет, приемане на определени отклонения само доколкото те са обосновани от спецификата на компанията.

По-често на практика се използват следните видове бизнес ястия: закуска, обяд, вечеря, коктейл, а ла четиричет, чай, „чаша за вино“ или „чаша за шампанско“.

Бизнес масите са разделени на почетни и по-малко почетни, дневни и вечерни, със сервиране на маса и не.

Най-почтените се считат според международната практика обяд (обяд) и обяд (вечеря).

Деловите ястия за деня са: „чашата вино“ (Vin d’Honneur) или „чашата шампанско“ (Coupe de Champagne) и закуската.

Седи на масата за закуска, обяд, вечеря (вечеря).

обяд е организиран за малък брой хора. Време за парти - между 12.00 и 15.00. Продължава час, час и половина (от които 45-60 минути се прекарват на масата и 13-30 минути на кафе или чай).

Менюто включва предястия, гореща рибна и месна храна, десерт (сладкиши, плодове, сладолед и др.). Напитките включват вино, ракия, вадка, ликьор, шампанско.

Шампанското се сервира с десерт.

Кафето и чаят се сервират на една и съща маса или в друга стая. Масите за това са подредени отново.

Инициативата за прекратяване на закуската (обяд и вечеря) трябва да принадлежи на домакина. Формата на облекло за закуска, като правило, е ежедневният костюм.

Обядът е най-тържественият и почтен масов бизнес. Провежда се между 19.00 и 21.00. Продължава 2-2,5 часа, от които 1,5 часа на масата. Както по време на обяд, преди поканата за вечеря и след гостите заедно с домакините могат да прекарат 15-20 минути в друга стая, където се предлага кафе или чай.

Менюто за обяд е много по-сложно в сравнение с менюто за обяд и трябва да включва първото ястие.

По обяд се канят мъже с техните съпруги. Формата на облеклото е посочена в поканата.

Вечеря започва в 21.00 и по-късно. Поканата за театър или друго събитие често служи като причина за вечеря. В този случай вечерята ще започне след това културно събитие.

Меню за вечеря и вино - както и обяд, с изключение на първото ястие, което обикновено не се предлага при този тип бизнес хранене.

коктейл и четиричет - най-често срещаните видове бизнес ястия. Организира се по различни причини. Начален час - 17.00-18.00 и продължава два часа. Поканата посочва времето за начало и край на храненето, например: 17.00-19.00, тъй като коктейлът може да дойде по всяко време, което е включено в този интервал от време, и също така има право да напусне по всяко време до края маса.

Ако служителите на дадена компания не дойдат заедно на коктейла, а от своя страна, тези, които заемат по-ниска йерархична длъжност, трябва да излязат пред ръководството. Подчиненият, който пристига след своя мениджър, нарушава бизнес етикета. При напускане правилото се следва обратно: първо ръководството напуска, след това според заетите длъжности, останалите сътрудници.

Обикновено голям брой хора са поканени на коктейла (от 15-20 до няколкостотин).

Предлагаме малки закуски, канапета, бисквити, плодове и др. Няма вилици за гости на коктейлната маса. Сервитьорите предлагат коктейлни чаши или може да се организира бар с алкохолни напитки.

Бизнес храненията от този вид се провеждат изправени. Гостите сами избират ястия и напитки. Но може да има и изключения. Например за хора със свещенически гърди може да се постави отделна маса в ъгъла на стаята.

Форма на облеклото - ежедневен костюм.

На разклона-ул, както и коктейлът се провежда между 17.00 и 20.00.

Менюто съдържа повече ястия в сравнение с коктейла. За всяка се предлагат чинии и вилици. Ръбовете на масите се оставят свободни, за да могат гостите да поставят чиниите си.

Ако няма много гости, се сервира еднократно хранене. Когато дойдат няколко души, се организират няколко хранения, за по 6-8 души.

По време на тези бизнес ястия (коктейл, фуршет, ала фуршет) трябва да поздравите домакините, но ви е позволено да си тръгнете, без да се сбогувате.

Формата на облеклото е посочена в поканата.

Чаят организира се между 16.00 и 18.00 и обикновено само за жени. Продължава 1-1,5 часа. Предлагаме сладкиши, сладкарски изделия, плодове, сладко и сухо вино, сокове, кафе, чай.

Форма на облеклото - ежедневен костюм.

"Чаша вино “или„ Чаша шампанско “. Това хранене започва в 12.00 и завършва в 13.00. Това е най-ниското ниво на бизнес маси. Предлага се, като правило, само шампанско, вино, сокове. Закуските могат да бъдат малки намазки, ядки. По време на дадения бизнес хранене не сяда.

Формата на облеклото - ежедневният костюм.Тази бизнес маса не изисква сложна организация и много време за партито си.

Организиране на бизнес хранене

Всяка бизнес маса трябва да бъде добре организирана. Приготвянето на бизнес хранене включва:

избор на типа бизнес маса;
установяване на списъка с гости;
канене на гости;
установяване на плана за подреждане на гостите на масата;
настройка на менюто;
подготовка на речи и наздравици;
определяне на реда на бизнес вечерята.

Типът бизнес маса зависи от причината за нейната организация. Най-тържествените са обядът и „а ла четиричет“. Когато става въпрос за много гости, се избират коктейлът и "четворката". В по-прости случаи се организира „чаша шампанско“. Когато целта на храненето не е да отпразнува събитие, а да общува, се организира закуска или чай.

Друг важен момент е установяването на списъка с гости. На първо място е необходимо да се определи общият брой гости. Той не трябва да надвишава възможностите за обслужване и да съответства на помещението, в което ще се проведе.

За поканата се използват специални печатни одеяла. Името и фамилията на гостите се изписват на ръка. Когато бъдете поканени на бизнес масата, където гостите ще седнат на масата, поканата включва искането за отговор (R.S.V.P. или „Моля, отговорете“). Необходимо е да изпратите отговора в рамките на 3-5 дни. Ако съпрузите са поканени със съпругите си, това е посочено в поканата, но то ще бъде написано на името на съпруга или неговото име ще бъде написано първо. Поканите се изпращат не по-късно от седмица или две преди събитието.

Поканата може да не е лична, но може да съдържа броя на поканите от компанията. В този случай списъкът на лицата, които ще представляват компанията на бизнес масата, е приложен към писмото за отговор.

Ако поканата е направена лично или по телефона, отговорът трябва да бъде даден незабавно, но получаването на писмена покана за официално събитие е необходимо, за да се отговори с писмо.

Разрешено е да се откаже участие в бизнес масата само ако има основателни причини (пътуване, предварително уговорена среща, по здравословни причини и т.н.). Жената може да не отговори положително, дори и да не се чувства добре, но мъжът като причина за отказ може да оперира здравето само когато е тежко болен.

На бизнес масата, в поканата, на която сте били помолени да отговорите, трябва да имате фиксиран доход в посочения час. Да закъснееш е да скъсаш етикета. Ако се проведе бизнес хранене (например коктейлът, "четворката"), тогава е възможно да дойдете по всяко време в интервала, посочен в поканата.

Домакините трябва да проявят дължимото внимание към всички гости, които пристигат на събитието, и е необходимо да се изрази максимално внимание, уважение и уважение към почетните гости.

Разположението на гостите на масата се прави, като се вземе предвид социалният статус и позицията, заета в компанията. Трябва да се спазват следните правила:

най-почетно място се счита от дясната страна на домакина, второто по важност - от лявата страна на домакина;
гостът от много високо ниво може да бъде поставен пред домакина, тогава вторият ще се счита за мястото от дясната страна на домакина;
жената не седи до жената; мъжът до съпругата;
жените не седят на ръба на масата;
необходимо е да се вземат предвид езиците, които говорят гостите до тях;
по време на преговори за обяд, вечеря, обяд е възможно да се организират делегации една срещу друга;
местата срещу входната врата се считат за почетни, но ако вратата е в едната част на стаята, то от страната на масата, която е обърната към прозорците, които излизат на улицата;
на всяко място на масата се поставя карта с името на госта;
оформлението на гостите е в коридора или е приложено към поканите.

След като гостите заемат местата си на масата и изминат 10-15 минути от началото на бизнес храненето, се получава първият тост. Обикновено това се прави от домакина, след което с наздравица идва основният гост. Не се препоръчва да се злоупотребява с официални речи, особено тези, които продължават дълго време. Етикетът предвижда че тези на масата провеждат дискусията. Не е учтиво да седиш на масата и да не говориш. Французите казват: „Мълчанието разделя повече, като разстоянието“. Необходимо е да се водят разговори и с двамата съседи, както и с тези, които не са далеч. Характерът на дискусията на масата - лесен, спокоен. Не е допустимо да се повдигат сериозни въпроси или спорове.

Парти за гости

Не се препоръчва да оставате на бизнес масата след посоченото в поканата време или да напускате всички гости веднага след заминаването на почетния гост. Това прави неприятно впечатление. Не е необходимо да се фокусирате върху напускането на събитието. Ако трябва да тръгнете преди края на храненето, е необходимо да го направите, за да не забележат гостите, но е задължително да се сбогувате с домакините.

Важен момент е организирането на партито на гостите. Домакинът има право да прекарва почетните гости до мястото, където ги е срещнал (стълби, кола). На партито на гостите могат да се подарят сувенири. Обикновено визитката се променя в края на бизнес масата, а не в началото.

Ако е възможно, домакинът, би било добре, докато всички гости останат да бъдат там, където той прекара гостите на честта, като по този начин даде възможност на всички гости да се сбогуват.

На бизнес масите, на които участват много хора, домакините прекарват само почетните гости. Останалите гости се харчат от хора, които са ги срещали, които обикновено са на едно и също ниво в организационната структура или имат същия статус.

След служебното хранене е задължително гостът да пише лично на домакина, като им благодари за храненето (дори храната да не им хареса). Поздравителните писма и ръкописните поздрави са най-подходящи и никога не трябва да се подписват от секретаря. Но напоследък е позволено да изпращате благодарствени писма по електронната поща.